Jeder kundenbezogene Vorgang führt im FACT.pilot-System zu einem Workflow. Wichtige Entscheidungen müssen dann zunächst von einzelnen Mitarbeitern oder Gruppen getroffen werden. Sobald dies geschehen ist, wird der Workflow automatisch entsprechend des zuvor definierten Ziels fortgesetzt.

Dies gilt auch für den Überfälligkeitsworkflow. Sobald eine Rechnung überfällig ist, erhält der zuständige Mitarbeiter eine automatisch generierte Nachricht mit der Aufforderung, sich um den Geschäftsvorfall zu kümmern. Dafür erhält er ein Formular mit verschiedenen Entscheidungsmöglichkeiten. Sollte er innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens keine Entscheidung treffen, eskaliert die Nachricht zur nächst höheren Instanz.

Im Factoringnehmer Cockpit können alle offenen und bereits bearbeiteten Workflows eingesehen werden. Auf diese Weise kann man von der Anzahl der Workflows sowohl das individuelle Risiko abschätzen als auch den internen Aufwand beziffern, den ein Factoringnehmer im Vergleich zu anderen verursacht.